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關(guān)于對律師事務(wù)所行政主管的見解認(rèn)識

 

浙江天屹律師事務(wù)所         蔡慧波

 

一、 對律師事務(wù)所行政主管的認(rèn)識

做一名稱職、富有創(chuàng)意而有成效的行政管理人員，并與律師事務(wù)所共同分享成長的喜悅，是我也是在座的各位行政管理人員一直追求和思考、探索的問題。通過近幾年的工作經(jīng)歷和不斷地學(xué)習(xí)，積累了一些經(jīng)驗和教訓(xùn)，下面就此談一下個人看法，以與大家探討。

與其他任何單位一樣，律師事務(wù)所也有許多復(fù)雜而繁瑣的行政事務(wù)所，要做好這些行政事務(wù)，這就必須有專門的行政人員來處理。實踐證明，隨著事務(wù)所的發(fā)展擴大，律師人數(shù)和律師業(yè)務(wù)量的增加，建立事務(wù)所主任領(lǐng)導(dǎo)下的專職行政管理人員來管理日常行政事務(wù)的模式，對律師事務(wù)所的管理與發(fā)展有著相當(dāng)大的好處，能使主任的精力得以釋放，律師事務(wù)所的行政工作能處理的更加到位，事務(wù)所業(yè)務(wù)能得到更好的發(fā)展。

行政主管在工作上實際承擔(dān)著為事務(wù)所主任決策提供信息和建議，對確定的工作計劃進行組織、貫徹、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查，以及協(xié)助主任處理日常事務(wù)的職責(zé)。同時，還負(fù)責(zé)與主管部門，行業(yè)協(xié)會及其他相關(guān)機構(gòu)、部門的日常聯(lián)絡(luò)、溝通，既起著溝通上下左右，聯(lián)系四面八方的作用，是律師事務(wù)所的“門面”和“窗口”。

那么作為律師事務(wù)所的行政主管，應(yīng)當(dāng)具備什么樣的素質(zhì)、起著什么作用和怎樣做好這個行政主管呢？

  二、律師事務(wù)所行政主管應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)：
    律師事務(wù)所作為一個高素質(zhì)人才匯聚的地方，對每一個人的綜合素質(zhì)的要求都是相當(dāng)高的，律師事務(wù)所的行政管理是一項專業(yè)性很強的工作，我認(rèn)為，作為律師事務(wù)所的行政主管應(yīng)當(dāng)具備以下素質(zhì)：
   （一）、虛心好學(xué)，主動實干,實事求是，嚴(yán)以律已，有自知之明

能正確待人，關(guān)心整體，守職盡責(zé)，敢挑重?fù)?dān)，對所在的律師事務(wù)所具有完全的認(rèn)同感和強烈的工作責(zé)任心，對所在的律師事務(wù)所主任具有絕對的忠誠度，具有無私奉獻的精神和兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度。
   （二）、應(yīng)當(dāng)具備分析問題、解決問題的能力，具有良好的溝通和處理人際關(guān)系的能力，包括：對人的需要富有敏感性；能夠設(shè)身處地理解人；在堅持原則的前提下富有同情心；有能力增進人與人之間的相互尊敬，激發(fā)人的自信；有很強的說服人的能力；能夠有效地在主任和律師之間進行溝通。

（三）、富有創(chuàng)造性。一個優(yōu)秀的行政主管，應(yīng)該擅長協(xié)助事務(wù)所主任安排適合崗位要求的專業(yè)人員，為律所求得優(yōu)秀的人才，使所里現(xiàn)有的人力資源調(diào)配更優(yōu)化，使每一個人發(fā)揮出最佳的工作水平，為律所的工作人員創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境及人文環(huán)境；同時，為了律所的長遠發(fā)展，要結(jié)合所里的現(xiàn)實情況向主任提出一些合理化的建議性的意見；平時還要注意收集、掌握來自律所內(nèi)部各方面的信息，要善于根據(jù)新的情況適時調(diào)整相關(guān)的規(guī)章制度，充分發(fā)揮“管家”的作用。

三、律師事務(wù)所的行政主管的主要作用：

（一）、行政主管是事務(wù)所主任的得力助手和參謀。行政主管的一項重要工作就是協(xié)助事務(wù)所主任完善和規(guī)范律師事務(wù)所的規(guī)章制度，做好律師事務(wù)所 人力資源 http://www.dianliang.com/hr的激勵機制的完善和開發(fā)。律師事務(wù)所的競爭，也是律師事務(wù)所擁有人才資源的競爭?，F(xiàn)代行政管理強調(diào)發(fā)揮整體效益，要發(fā)揮整體效益應(yīng)搞好科學(xué)合理的分工、建立健全崗位責(zé)任制，使每一個成員在律師事務(wù)所的大環(huán)境下都得到發(fā)展和進步，處理利益分配，加強律師相互之間的合作與團結(jié)，這是主任和行政主管一項重要的事務(wù)，故行政主管協(xié)助主任加強協(xié)調(diào)工作是十分必要的。
   行政主管應(yīng)根據(jù)平時工作中對律師事務(wù)所的調(diào)查研究工作，在主任決策之前收集決策所需的相關(guān)信息，并加以全面、客觀、慎重地分析和研究，為主任作出決策提供可切實可行的依據(jù)，或是直接提出一個或幾個可供主任參考的辦法和建議。
    在執(zhí)行事務(wù)所主任的決策，完善律師事務(wù)所日常文件、規(guī)章制度的工作中，應(yīng)及時準(zhǔn)確地進行文件傳遞，根據(jù)不同情況的需要進行可行性調(diào)查研究，提出意見供主任在律師事務(wù)所管理上作出重大決策時參考。
   （三）、行政主管是事務(wù)所主任與律師、律師助理、行政人員之間的橋梁。行政主管在事務(wù)所內(nèi)具有了解情況、掌握情況、報告情況的職責(zé)，通過日常工作將事務(wù)所內(nèi)部人員的情況及時反饋給主任，下情上傳，使主任能夠在最快的時間里了解事務(wù)所普通的有關(guān)情況，為事務(wù)所各層面之間的有效溝通鋪設(shè)橋梁。
    此外，行政主管，除了配合事務(wù)所主任的工作之外，它本身還承擔(dān)著事務(wù)所的日常行政管理工作。事務(wù)所的大量行政事務(wù)和后勤事務(wù)需要有人處理，事無巨細(xì)，行政主管應(yīng)當(dāng)積極、努力、認(rèn)真、負(fù)責(zé)地處理好這些事務(wù)，以便減輕事務(wù)所主任和律師們的工作壓力，解除他們的后顧之憂，為他們騰出更多的時間做好業(yè)務(wù)工作。
    要做好律師事務(wù)所行政管理工作，對行政主管工作要有一個明確的定位。行政主管在律師事務(wù)所的管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的中樞作用，是聯(lián)系律師和律師事務(wù)所、律師事務(wù)所和律師協(xié)會的橋梁和紐帶，是律師事務(wù)所乃至整個律師業(yè)不可替代的重要組成部分。

我認(rèn)為，一個規(guī)范管理有序的律師事務(wù)所，其行政主管的工作職責(zé)和位置是相當(dāng)重要的。隨著律師事務(wù)所的發(fā)展和管理的更加規(guī)范有序，律師事務(wù)所行政主管將在律師業(yè)的發(fā)展中起著更加重要的作用，行政主管在也將是一個大有作為的職業(yè)。
    四、律師事務(wù)所行政主管的工作職責(zé)：
    行政主管的職責(zé)主要包括兩大部分：第一、律師事務(wù)所的內(nèi)部事務(wù)管理；第二、律師事務(wù)所與外部相關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)及相關(guān)具體事務(wù)的處理。

其中，內(nèi)部的日常事務(wù)管理又分為以下幾項：如：后勤保障工作，辦公室日常行政事務(wù)、衛(wèi)生清潔、安全、文件檔案管理、人力資源管理、財務(wù)管理、考勤工作、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)、所務(wù)會（工作會議、案例分析會、法務(wù)懇談會、專題研討會）等各種會議的安排、事務(wù)所規(guī)章制度的監(jiān)督執(zhí)行、事務(wù)所期刊的編輯、網(wǎng)站維護、宣傳報道，工會活動、等等；律師事務(wù)所的外部事務(wù)則分為以下幾項：完成律協(xié)布置的各項任務(wù)、參加司法行政機關(guān)及律協(xié)組織的會議、處理律師年檢、調(diào)動、變更、職稱申報和律所考核、達標(biāo)、年檢等事宜。
    在很多時候，我們行政管理人員都會被律師稱為“管家”或“職業(yè)經(jīng)理人”。其實這個“管家”是否稱職會直接影響到律所整體工作的正常運轉(zhuǎn)?；诖?，就需要我們這些行政主管要時刻保持良好的工作狀態(tài)及工作作風(fēng)。具體來說行政主管的職責(zé)包括：

（一）、協(xié)助主任處理好事務(wù)所日常業(yè)務(wù)、行政工作。
   （二）、根據(jù)律師事務(wù)所發(fā)展需要和主任的同意，負(fù)責(zé)事務(wù)所人員的崗位安排、聘任管理、年度考核和勞動紀(jì)律。
   （三）、負(fù)責(zé)處理事務(wù)所公文收發(fā)，管理文書檔案。
   （四）、協(xié)助主任進行律師事務(wù)所規(guī)章制度的修訂完善、對外宣傳和監(jiān)督執(zhí)行。
   （五）、管理使用好律師事務(wù)所印章、發(fā)票和介紹信。
   （六）、組織律師事務(wù)所日常各種工作會議，負(fù)責(zé)對外接待工作。
   （七）、做好律師事務(wù)所辦公用品購買計劃、保管和發(fā)放、維護工作。
   （八）、做好律師事務(wù)所律師助理、行政人員的勞動紀(jì)律管理工作。
   （九）、協(xié)助主任協(xié)調(diào)律師事務(wù)所各種關(guān)系的處理，確保有序運轉(zhuǎn)。
   （十）、為律所的戰(zhàn)略性發(fā)展與建設(shè)，以及建立與推廣良好的律所形象出謀獻策。

五、如何履行好行政主管的工作職責(zé)：

（一）、建立健全、貫徹落實各項規(guī)章制度

2004年6月，我開始就職行政主管工作，當(dāng)時天屹所建所時間

不長，我仔細(xì)閱讀了當(dāng)時所里已制定的規(guī)章制度，在主任的支持下，從天屹所的實際情況出發(fā)，對當(dāng)時現(xiàn)有的規(guī)章制度進行了適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。我認(rèn)為維護一個律所的正常運轉(zhuǎn)，必須要有一套可行的規(guī)章制度。目前，天屹所已建立和完善了《內(nèi)部管理暫行規(guī)定》、《律師職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律》、《財務(wù)公開辦法》、《財務(wù)管理制度》、《公章、介紹信保管、使用、登記制度》、《關(guān)于律師培訓(xùn)、交流規(guī)定》、《合伙人會議制度》、《計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及圖書資料管理辦法》、《律師收費管理制度》、《律師政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度》、《現(xiàn)金、支票、發(fā)票和收據(jù)管理辦法》、《收案審批登記辦法》等16項規(guī)章制度，并經(jīng)常組織事務(wù)所全體人員進行了學(xué)習(xí)，確保相關(guān)的規(guī)章制度得到事務(wù)所全體人員的遵守和配合。在有章可循之后，就需要加強執(zhí)行的力度，否則無論再好的規(guī)章制度，不進行有效的貫徹落實，都將會成為一紙空文。當(dāng)然，在貫徹落實各種規(guī)章制度時，會經(jīng)常感覺到，在執(zhí)行的過程中會有很大的阻力，所以，樹立起行政主管的威信在制度的執(zhí)行過程中就顯得尤為重要。

（二）、充分發(fā)揮“管家”的作用。

所謂“管家”，就是既要事無巨細(xì)又要有統(tǒng)籌安排。在日常的行政管理工作中，事務(wù)性的工作繁多、龐雜，同時還要為律所的戰(zhàn)略性發(fā)展與建設(shè)，以及為建立推廣良好的律所形象出謀獻策。，讓主任擺脫瑣碎工作的牽絆，能夠有更多的精力投入到業(yè)務(wù)工作中。

行政主管是律師事務(wù)所的“大管家”，其工作的好與壞，不僅僅

是其個人的工作是否有成效問題，而是直接影響到律師事務(wù)所日常工作的正常進行。事情無論大小，作為律師事務(wù)所的行政主管應(yīng)當(dāng)都要準(zhǔn)確、細(xì)致、妥善地辦好，切忌粗枝大葉、馬馬虎虎。同時，由于行政工作本身是“與人打交道”，處于一種很“微妙”的位置，行政主管在工作中更應(yīng)當(dāng)做到謹(jǐn)言、慎行，謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁，尊重他人。具體來說，在工作中應(yīng)著重注意以下方面：

1、在思想上，要認(rèn)同律師事務(wù)所的企業(yè)文化和理念、認(rèn)同律師職業(yè)的特殊性，接受律師事務(wù)所各種現(xiàn)狀。

2、在工作中，應(yīng)當(dāng)做好律師事務(wù)所各項工作計劃，分清主次，使工作有條不紊的進行，建立健全工作制度和工作細(xì)則，將這些工作納入制度化、程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，這樣能夠事先做好準(zhǔn)備，拿出建議方案，把工作做到前面。

3、作為律師事務(wù)所的行政主管平時也要注意收集和掌握來自各方面有關(guān)律師行業(yè)的信息和報道，加強調(diào)查研究工作，注意發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，要善于領(lǐng)會主任意圖，圍繞律師事務(wù)所中心工作積極出主意，想辦法，獻計獻策，充分發(fā)揮參謀助手的作用。努力做到主任沒想到的，要事先想到；合伙人想到的，要做的周到些；主任決策以后，要及時抓好落實反饋工作。在工作中要爭取主動，積極更好地發(fā)揮行政主管作用和履行行政主管的工作職責(zé)。

（二）、做好溝通工作，保證上下渠道暢通

作為律師事務(wù)所的行政主管，應(yīng)及時將主任的工作思想和決策傳達給其他律師、行政后勤人員。同時也應(yīng)當(dāng)將其他律師、行政后勤人員的想法或建議反饋給主任，供主任參考。行政主管要注意以身作則，以行為贏得信任，從而起到承上啟下，溝通各方的橋梁作用。
   （三）、加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)工作水平，注意自身形象，

感染與帶動大家共同進步。

法律行業(yè)是一個特殊的行業(yè)，律師這個群體更是一個特殊的群體，與這些有知識、有智慧、同時又是社會精英的律師們一起工作，更是需要我們有更好的協(xié)調(diào)與溝通能力，還需要我們不斷地提高自己，以適應(yīng)、配合律師的工作。

在配合、輔助律師工作的同時，我想大家與我一樣，一定也會從這些社會精英身上學(xué)到很多東西，如：認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鍪聭B(tài)度；敏捷、靈活的思維方式；敬業(yè)、團結(jié)的精神。如果我們能夠把這些優(yōu)點貫通到我們自己的行政工作中，我們的工作會更有成效，也會提升一個層次。行政工作本身是“無休止的與同仁打交道”，我認(rèn)為行政主管的言行會對其他的同事有很大的影響作用，所以行政主管更應(yīng)謹(jǐn)言、慎行，處處謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁，尊重同事，同時也會贏得他人的尊重，這種相互間的尊重相應(yīng)的更會促進工作的正常開展。

律師事務(wù)所行政主管的管理水平在一定程度上體現(xiàn)著律師事務(wù)所的管理水平的高低。因此，行政主管的選擇、培養(yǎng)、使用，是事務(wù)所管理的重要課題。作為律師事務(wù)所行政主管，為了工作的開展和個人的發(fā)展，一定要加強學(xué)習(xí)，注意業(yè)務(wù)素質(zhì)和自身綜合素質(zhì)的不斷提高，以適應(yīng)律師事務(wù)所管理工作的需要。

行政工作，雖不會直接給律所創(chuàng)造經(jīng)濟效益，所處理的問題也沒有律師們處理的案件重大，然而，就是這些點滴與瑣碎的工作在律所的整體發(fā)展中起到了不可或缺的作用。我想所有的行政主管對自己所在的律所都有深厚的情感，在這里我要告訴大家的是：誠摯的情感就是一種影響力，會帶動所有的律所成員共同努力，并建造一個良好的工作氛圍，我認(rèn)為這就是行政主管最核心的工作方向。

今天，在與同行的交流溝通中，使我學(xué)到了許多優(yōu)秀的管理經(jīng)驗以及科學(xué)的管理方法。在此，我非常感謝司法廳律師管理處和省直律協(xié)各位領(lǐng)導(dǎo)能夠給我們這些行政人員創(chuàng)造一個相互學(xué)習(xí)與交流的平臺，讓我們能夠多一些交流，并從中汲取優(yōu)秀的養(yǎng)分，更進一步提高我們的能力，推進我們的工作。

今日的天屹在不懈地努力著，明日的天屹充滿著生機。最后我以掛在我們律師辦公區(qū)里的“天道酬勤”四個字來結(jié)束今天的發(fā)言，也希望我們大家以此共勉。

謝謝！

 

 

                        浙江天屹律師事務(wù)所

                          發(fā)言人：蔡慧波

                          2007年10月12日